Blog · Administratie

Bewaarplicht: hoe lang bewaar je bonnetjes en facturen?

Bijgewerkt 15 oktober 2026 · 6 min lezen

Kort antwoord: Als ondernemer bewaar je je administratie 7 jaar: facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten en je urenregistratie. Voor gegevens over onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) en voor verkopen via het eenloketsysteem (OSS) geldt 10 jaar. De termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is. Scannen mag: je hoeft het papieren origineel dan niet te bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave is. Digitale facturen bewaar je digitaal.

Die schoenendoos met bonnetjes in de kast? Die moet nog even blijven staan. Of beter: die mag weg, zodra je hem fatsoenlijk hebt gescand. Hier lees je wat je moet bewaren, hoe lang, en in welke vorm.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Soort gegevens	Bewaartermijn
Basisgegevens (grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoop, voorraad, loon)	7 jaar
Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand	10 jaar
Leveringen en diensten via het eenloketsysteem (Unieregeling of Invoerregeling)	10 jaar
Andere gegevens	7 jaar, of korter als je dat met de Belastingdienst afspreekt

De 7 jaar is de hoofdregel, en die geldt voor vrijwel alles waar een gewone zzp'er mee te maken heeft.

Wat valt allemaal onder de bewaarplicht?

Kort gezegd: alles over je onderneming, op papier of digitaal. Ondernemersplein noemt onder meer facturen, bankafschriften en contracten, en de tip om bij elke bij- of afschrijving op je rekening het bijbehorende bonnetje of de factuur te bewaren. In de praktijk:

verkoopfacturen die je hebt verstuurd
inkoopfacturen en bonnetjes
bankafschriften van je zakelijke rekening(en) en creditcard
contracten, offertes en abonnementen
je btw-aangiften en ontvangstbevestigingen
je urenregistratie, als je zelfstandigenaftrek of meewerkaftrek gebruikt
de bestanden en programma's waarmee je je administratie bijhoudt: die moeten bij een controle bruikbaar zijn

Waarom die urenregistratie erbij hoort? Omdat je voor het urencriterium moet kunnen aantonen dat je 1.225 uur hebt gewerkt. De Belastingdienst raadt zelf aan om die uren vast te leggen en te bewaren.

Wanneer begint de bewaartermijn?

Niet op de factuurdatum, maar pas als een gegeven niet meer actueel is. Zolang een stuk nog ‘loopt’, hoort het gewoon in je administratie. Het voorbeeld van de Belastingdienst: een leasecontract van 4 jaar bewaar je die 4 jaar, en pas daarna begint de termijn van 7 jaar. Dat contract ben je dus 11 jaar kwijt aan je archief.

Voor een gewone factuur uit 2026 betekent het: bewaren tot en met in elk geval 2033.

Geen zin om dit zelf uit te zoeken?

Gooi je bankafschrift erin en Bonnie zet je btw-aangifte in 5 minuten klaar, vakje voor vakje. Vanaf €5,75 per maand.

Start je aangifte

Mag je bonnetjes scannen en het papier weggooien?

Ja. Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Het papieren origineel hoef je dan niet meer te bewaren, mits:

de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is, en
de echtheidskenmerken ook zijn opgeslagen.

De digitale versie moet je dan wel 7 (of 10) jaar bewaren, en binnen redelijke tijd kunnen laten zien bij een controle.

Praktische tip: kassabonnetjes op thermisch papier vervagen vaak binnen een paar jaar. Scan ze dus liever meteen dan pas als de inkt al half weg is.

En digitale facturen?

Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Kreeg je een pdf per mail, dan bewaar je die pdf. Uitprinten en de pdf weggooien is dus precies verkeerd om.

Wat vaak misgaat: facturen die alleen in een webportaal van je leverancier staan, of in een mailbox die je ooit opzegt. Download ze en zet ze op één plek. Een map per jaar en per kwartaal is genoeg.

Mag je korter bewaren?

Voor de basisgegevens niet: grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoopadministratie bewaar je altijd 7 jaar. Voor andere gegevens kun je met je belastingkantoor een kortere termijn afspreken, schriftelijk. Let op: zo'n afspraak geldt alleen voor de Belastingdienst. Andere overheden kunnen gewoon de wettelijke 7 jaar aanhouden.

Gestopt met je bedrijf?

Dan loopt de bewaarplicht gewoon door. Ook als je je bedrijf hebt opgeheven, bewaar je je administratie tot de termijn voorbij is.

Waarom het je zelf geld kost als je het niet bewaart

Los van een controle: zonder factuur geen aftrek. Btw op je inkopen mag je pas aftrekken als je de factuur hebt ontvangen. Een bankafschrift met ‘€121 aan softwarebedrijf’ is geen factuur. Lees meer in voorbelasting aftrekken.

Daarom zoekt Bonnie bij elke betaling op je bankafschrift de bijbehorende factuur, ook in je mail als je die koppelt. Mist er een factuur, dan staat die betaling bovenaan in ‘Even checken’, zodat jij hem nog kunt opvragen.

Eén ding om eerlijk over te zijn: Bonnie is geen archief. Je bestanden staan maximaal een uur in het werkgeheugen van onze server in de EU, nooit op schijf, en zijn daarna weg. Je bewaarplicht blijft dus van jou. Bewaar je bankafschriften en facturen zelf, in je eigen map.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik facturen bewaren als zzp'er?

Zeven jaar. Facturen over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je tien jaar. Ook verkopen via het eenloketsysteem (OSS) bewaar je tien jaar.

Mag ik bonnetjes alleen digitaal bewaren?

Ja. Je mag facturen en bonnetjes scannen en het papieren origineel weggooien, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook zijn opgeslagen. De digitale versie bewaar je dan 7 of 10 jaar.

Wanneer begint de bewaartermijn van 7 jaar?

Pas als een gegeven niet meer actueel is. Een contract dat 4 jaar loopt, hoort die 4 jaar in je administratie. Pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar.

Moet ik bankafschriften ook 7 jaar bewaren?

Ja. Bankafschriften horen bij je administratie, net als facturen en contracten. Bewaar bij elke bij- en afschrijving ook de bijbehorende factuur of het bonnetje.

Moet ik mijn administratie bewaren als ik gestopt ben?

Ja. Stop je binnen de bewaartermijn met je bedrijf, dan blijf je verplicht je administratie te bewaren tot de termijn voorbij is.

Bronnen

Lees ook