Blog · Btw-aangifte
Btw-aangifte doen zonder boekhoudprogramma: kan dat?
Bijgewerkt 15 oktober 2026 · 6 min lezen
Boekhoudsoftware is handig, maar voor een zzp'er met tien facturen per kwartaal ook een beetje alsof je een vrachtwagen huurt om boodschappen te doen. Het goede nieuws: de wet schrijft geen programma voor. Het minder goede nieuws: dan doe jij het uitzoekwerk.
Mag je btw-aangifte doen zonder boekhoudprogramma?
Ja. De Belastingdienst zegt het zelf: jij bepaalt hoe je je btw-administratie inricht. Wel moet die administratie controleerbaar zijn en duidelijk laten zien hoeveel btw je verschuldigd bent en hoeveel je mag aftrekken. Of dat in een spreadsheet, een map met pdf's of een schrift gebeurt, maakt niet uit.
Wat wel verplicht is:
- je facturen voldoen aan de factuureisen (onder meer je btw-id, KvK-nummer, factuurnummer, datum, omschrijving, bedrag exclusief btw, tarief en btw-bedrag)
- je bewaart je administratie 7 jaar
- je doet elk tijdvak aangifte, ook als er niks gebeurde (een nihil-aangifte)
Wat heb je nodig?
- Je bankafschrift van het hele kwartaal, van elke zakelijke rekening en je creditcard. Hoe je dat downloadt, lees je in bankafschrift downloaden per bank.
- Je verkoopfacturen met een factuurdatum in het kwartaal.
- Je inkoopfacturen en bonnetjes, ook die in je mail, in webportalen en in de app van je leverancier.
- Je DigiD voor Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Stap voor stap: zo doe je het zelf
1. Zet je omzet op een rij
Je geeft omzet aan in het kwartaal van de factuurdatum, niet van de betaling. Dat is het factuurstelsel, en dat geldt voor bijna iedereen. Stuurde je in september een factuur die in oktober werd betaald, dan hoort hij in Q3. Factureer je te laat, dan telt het kwartaal waarin je uiterlijk had moeten factureren: dat is de 15e dag na de maand waarin je leverde.
2. Loop je bankafschrift langs
Elke afschrijving krijgt een label: zakelijk met Nederlandse btw, zakelijk zonder btw uit het buitenland, of privé. Bij elke zakelijke afschrijving zoek je de factuur. Geen factuur? Dan geen aftrek, want je mag btw pas aftrekken als je de factuur hebt.
3. Tel op per rubriek
| Situatie | Rubriek |
|---|---|
| Omzet in Nederland met 21% btw | 1a |
| Omzet in Nederland met 9% btw | 1b |
| Omzet met 0% of niet bij jou belast (bijvoorbeeld verlegd naar een Nederlandse afnemer) | 1e |
| Btw is naar jou verlegd door een Nederlandse leverancier | 2a |
| Goederen uitgevoerd naar buiten de EU | 3a |
| Leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen | 3b |
| Diensten of goederen ingekocht van buiten de EU (bijvoorbeeld Amerikaanse software) | 4a |
| Diensten of goederen ingekocht uit andere EU-landen | 4b |
| Btw op je zakelijke inkopen (voorbelasting) | 5b |
Alle rubrieken uitgebreid: de rubrieken van de btw-aangifte uitgelegd.
Gooi je bankafschrift erin en Bonnie zet je btw-aangifte in 5 minuten klaar, vakje voor vakje. Vanaf €5,75 per maand.
Start je aangifte4. Vul de aangifte in
In Mijn Belastingdienst Zakelijk ga je naar ‘Btw’, ‘Btw-aangifte’ en klik je bij het juiste tijdvak op ‘Starten’. Daarna loop je de schermen door:
- Introductie: geef aan of je iets aan te geven hebt, vul je naam en telefoonnummer in.
- Binnenland: links je omzet exclusief btw, rechts het btw-bedrag.
- Buitenland: rubrieken 3 en 4. Niks buitenlands? Laat ze leeg.
- Voorbelasting: bij 5a staat je verschuldigde btw al opgeteld; bij 5b vul je je aftrekbare voorbelasting in.
- Overzicht: controleer, klik op ‘Opslaan en naar verzenden’ en daarna op ‘Verzenden aangifte’.
Sla de ontvangstbevestiging op. Je kunt tussendoor op ‘Opslaan’ klikken als je even een factuur moet zoeken.
5. Betaal, of wacht op je geld
Moet je betalen, dan staan de betaalgegevens onder in het overzicht, en na afloop kun je via ‘Betaal met iDEAL | Wero’ betalen. Krijg je geld terug, dan krijg je binnen 8 weken een brief, en het geld volgt meestal binnen een week na de datum van die brief.
Waar gaat het mis als je het zelf doet?
- Buitenlandse abonnementen vergeten. Software, advertenties, cloudopslag zonder Nederlandse btw: die horen in 4a of 4b, ook al betaal je per saldo vaak niks extra.
- Privé-uitgaven meetellen. Btw op je boodschappen is geen voorbelasting, hoe vaak je ook vanuit je zakelijke rekening betaalt.
- Betaaldatum in plaats van factuurdatum. De factuurdatum bepaalt het kwartaal.
- Bedragen inclusief btw invullen. In de linkerkolom staat je omzet exclusief btw.
- Een factuur missen. Zit hij nog in een andere mailbox? Is het €1.000 btw of minder, dan corrigeer je in je volgende aangifte; daarboven moet je een suppletie doen.
Spreadsheet, schrift of Bonnie?
Met een spreadsheet en een middag concentratie kom je er prima. Maar het meeste werk is steeds hetzelfde: elke betaling koppelen aan een factuur en hem in het juiste vakje zetten.
Dat doet Bonnie. Je gooit je bankafschrift erin (csv, pdf, MT940 of CAMT.053), koppelt eventueel je mail voor de facturen, en binnen ongeveer 5 minuten staat elk vakje klaar, van 1a tot en met 5g, plus je ICP-opgaaf. Twijfelgevallen staan bovenaan bij ‘Even checken’. Jij neemt de vakjes over in Mijn Belastingdienst Zakelijk en drukt zelf op verzenden. Geen boekhoudprogramma nodig, en ook geen middag.
Veelgestelde vragen
Ben ik verplicht een boekhoudprogramma te gebruiken?
Nee. Je bepaalt zelf hoe je je administratie inricht, op papier of digitaal. Die moet wel controleerbaar zijn en duidelijk laten zien hoeveel btw je verschuldigd bent en mag aftrekken. Je bewaart hem 7 jaar.
Waar doe ik zelf btw-aangifte?
In Mijn Belastingdienst Zakelijk. Als zzp'er of eenmanszaak log je in met DigiD. Ga naar Btw, dan Btw-aangifte, en klik bij het juiste tijdvak op Starten.
Telt de factuurdatum of de betaaldatum voor de btw?
Bij het factuurstelsel, dat voor de meeste ondernemers geldt, telt de factuurdatum. Voorbelasting trek je af in het tijdvak waarin je de factuur hebt ontvangen. Alleen met het kasstelsel telt het moment van betaling.
Mag ik btw aftrekken zonder factuur?
Nee. Je mag btw pas aftrekken als je de factuur hebt ontvangen. Een betaling op je bankafschrift is geen factuur, dus vraag een ontbrekende factuur altijd op bij je leverancier.